Ylioppilastutkintorekisterin tietosuojaseloste

Lakiviitteet:

• Laki ylioppilastutkinnosta (502/2019)
• Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
• Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)
• Tietosuojalaki (1050/2018)
• EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR2016/679)

1. REKISTERIN NIMI

Ylioppilastutkintorekisteri

2. REKISTERINPITÄJÄ

Ylioppilastutkintorekisterin rekisterinpitäjä on Ylioppilastutkintolautakunta (L884/2017, 13§).

Ylioppilastutkintolautakunnan ohjesäännön (OPH-1928-2019) 13 § mukaan Ylioppilastutkintolautakunnan kanslia vastaa ylioppilastutkintorekisteristä.

• Osoite: Hakaniemenranta 6, 00530 HELSINKI
• Aukioloaika: arkisin 8.00-16.15
• Rekisterinpitäjän edustaja: Maarit Elomaa, lautakunta @ylioppilastutkinto.fi, 0295 338 200 (vaihde) 
• Tietosuojavastaavan yhteystiedot: Jyrki Tuohela, tietosuoja @oph.fi, 029 533 1000 (vaihde)

3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS

Ylioppilastutkintorekisteriä pidetään ja käytetään ylioppilastutkinnon järjestämistä, suoritettuja ylioppilastutkintoja ja tutkintoihin kuuluvia kokeita koskevien tietojen säilyttämistä sekä ylioppilastutkinnon toimivuuden seurantaa varten (L884/2017, 12 §). Henkilötietojen käsittely yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia taikka tieteellisiä tai historiallisia tutkimustarkoituksia tai tilastollisia tarkoituksia on sallittua (GDPR2016/679, artikla 5 kohta 1 b).

Ylioppilastutkintolautakunnalla on yleistä etua koskevasta syystä lainsäädännön nojalla oikeus käsitellä erityisien henkilötietoryhmien tietoa, jotta

• kokelas, joka on sairauden, vamman, lukemisen ja kirjoittamisen erityisvaikeuden, vieraskielisyyden taikka muun niihin rinnastettavan syyn vuoksi estynyt suorittamasta ylioppilastutkinnon kokeita samalla tavalla kuin muut kokelaat, voi suorittaa kokeen poikkeavasti (L502/2019, 9 §)
• jos kokelaan koesuoritusta on heikentänyt sairaus, vamma tai muu niihin rinnastettava erityisen painava peruste, eikä erityisjärjestelyjen voida katsoa olevan riittäviä turvaamaan kokelaan edellytykset suorittaa koe yhtäläisesti muihin kokelaisiin nähden, Ylioppilastutkintolautakunta voi ottaa tämän arvostelussa huomioon (L502/2019, 18 §)
• Ylioppilastutkintolautakunta voi kokelaan sairauden tai muun siihen rinnastettavan erityisen painavan syyn vuoksi hyväksyä määräajan päätyttyä tapahtuneen ilmoittautumisen (L502/2019, 8 §)
• Ylioppilastutkintolautakunta voi hakemuksesta kokelaan sairauden, ulkomailla tapahtuvan opiskelun tai työskentelyn taikka muun niihin rinnastettavan erityisen painavan syyn vuoksi mitätöidä kokeeseen tehdyn ilmoittautumisen (L502/2019, 8 §)
• Kokelas, joka on osallistunut vähintään yhteen tutkintokertaan ja sairastumisen, ulkomailla tapahtuvan päätoimisen opiskelun tai muun niihin rinnastettavan painavan syyn vuoksi on estynyt osallistumasta tutkintokerran kokeisiin, voi kuitenkin jatkaa tutkinnon suorittamista enimmäisajan päättymistä välittömästi seuraavana tutkintokertana. Jos kokelas on edellä tarkoitetun syyn vuoksi estynyt osallistumasta kahden peräkkäisen tutkintokerran kokeisiin, hän voi jatkaa tutkinnon suorittamista enimmäisajan päättymistä välittömästi seuraavina kahtena tutkintokertana (L 502/2019, 13 §).

4. REKISTERÖITYJEN RYHMÄT

• Ylioppilastutkinnon kokelaat
• Lukioiden henkilökunta
• Ylioppilastutkintolautakunnan sensorit
• Ylioppilastutkintolautakunnan kanslian virkamiehet
• Rekisterin tekniset ylläpitäjät

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 14 § mukaan Ylioppilastutkintorekisteriin tallennetaan:

• kokeisiin ilmoittautuneiden ja osallistuneiden nimi, henkilötunnus, oppijanumero, sukupuoli, äidinkieli sekä suoritettua ylioppilastutkintoon osallistumisen ja ylioppilastutkinnon myöntämisen edellyttämää koulutusta koskevat tiedot;
• koesuoritukset ja arvostelumerkinnät sekä kokelaiden saamat arvosanat ja pistemäärät eri kokeista;
• tutkinnon suorittamisen tai hylkäämisen, tutkinnon jälkeen uusittujen kokeiden sekä tutkinnon täydentämisen ajankohta.

Kokelaan koesuoritukset ovat salassa pidettäviä viranomaisen asiakirjoja. (L621/1999, 24 § 1 mom. kohta 30)

Paperimuodossa olevia koesuorituksia ei tallenneta ylioppilastutkintorekisteriin. (L884/2017, 32 § mom. 7)

Asiakirjat, joista ilmenee Ylioppilastutkintolautakunnan määräämien arvostelijoiden arvostelutehtäviä koskeva koulukohtainen työnjako, ovat salassa pidettäviä, kunnes on kulunut vuosi kyseisestä tutkintakerrasta. (L621/1999, 24 § 1 mom. kohta 30)

Ylioppilastutkintorekisteriin voidaan tallentaa näiden tietojen lisäksi rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia, kokelaskohtaisia tietoja ylioppilastutkinnosta sekä tutkinnon suorittamistavasta ja järjestämisestä. (L884/2017, 14 §)

Ylioppilastutkinnon kokeita valvotaan teknisesti. Teknisen valvonnan myötä Ylioppilastutkintolautakunnalle syntyy tietoa kokelaan ja hänen tietokoneensa käyttäytymisestä kokeen suorittamisen aikana. Teknisen valvonnan tarkoituksena on havaita kokelaan vilpillinen menettely. Teknisen valvonnan tiedot ovat salassa pidettäviä lain viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 11 § kohdan 1 ja 24 § kohdan 7 ja 30 perusteella.

Ylioppilastutkintorekisterin käytöstä syntyy lokitietoa sekä käyttäjähallintatietoa. Tietoja voidaan käyttää rekisterin käytön valvonnassa ja häiriötilanteiden selvittämisessä.

Ylioppilastutkintorekisterin tiedot säilytetään pysyvästi (L884/2017, 16 §). Tietoja voidaan poistaa, mikäli niiden ei katsota olevan rekisterin käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Koulutuksen järjestäjän tulee pyynnöstä toimittaa Ylioppilastutkintolautakunnalle ylioppilastutkinnon järjestämisen ja toimeenpanon edellyttämät tiedot (L502/2019, 24 §). Ylioppilastutkintolautakunnan yleiset määräykset ja ohjeet määrittelevät pyydettävät tiedot.

Ylioppilastutkinnon kokelaat tuottavat koesuorituksia, jotka toimitetaan Ylioppilastutkintolautakunnalle arvostelua varten. Koesuoritukset tarkastaa ja arvostelee alustavasti lukiokoulutuksen järjestäjän osoittama asianomaisen aineen opettaja ja lopullisesti Ylioppilastutkintolautakunta (L502/2019, 18 §).

Ylioppilastutkintolautakunta merkitsee rekisteriin ylioppilastutkinnon suorittamista koskevat tiedot. Lukiokoulutuksen järjestäjän tulee toimittaa rekisteriin muut lain valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 14 §:ssä tarkoitetut tiedot.

Opinto- ja tutkintotietojen luovutuspalvelun (L 884/2017, 6 luku) kautta Ylioppilastutkintolautakunta saa Opetushallitukselta:

• oppivelvollisuusrekisteristä tiedon kokelaan oikeudesta maksuttomaan koulutukseen (L 884/2017, luku 2a), ja 
• opetuksen ja koulutuksen valtakunnallisesta tietovarannosta tiedot kokelaasta, kokelaan hyväksytysti suorittamasta lukiokoulutuksen oppimäärästä tai muusta tutkinnon edellyttämästä tutkinnosta tai koulutuksesta, ja tiedon opinto-oikeuden maksuttomuudesta (L 884/2017, luku 2).

Väestörekisterikeskuksen rajapinnan avulla tarkistetaan tutkintoon ilmoittautuneen kokelaan nimi ja äidinkieli.

7. TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Ylioppilastutkintolautakunta luovuttaa koesuoritukset alustavaa arvostelua suorittaville opettajille, joilla on oikeus käsitellä koesuorituksia. Alustavan arvostelun suorittajat tunnistetaan vahvasti. Koesuorituksia on käsiteltävä siten, etteivät ne millään tavoin voi joutua muiden kuin asianomaisen opettajan tai rehtorin käsiin. Opettaja saa katsella ja arvostella vain niiden kokeiden suorituksia, jotka rehtori on määrännyt hänelle arvosteltavaksi. Alustavan arvostelun valmistuttua lukio voi luovuttaa arvostelun tulokset kokelaille.

Lautakunta toimittaa tutkintotulokset heti niiden valmistuttua kaikille lukioille yhtä aikaa. Tutkintotodistus ja kokeiden suorittamisesta annetta todistus toimitetaan siihen lukioon, johon kokelas on ilmoittautunut ylioppilastutkintoon.

Ylioppilastutkinnon tulokset ja kokelaan arvostellut koesuoritukset luovutetaan kokelaalle ja alle 18-vuotiaan kokelaan huoltajalle Opetushallituksen Opintopolku-palvelun kautta. (L 502/2019, 18 §)

Ylioppilastutkintolautakunta luovuttaa oppivelvollisuusrekisteriin (L 884/2017, luku 2a) tiedot, jotka ovat välttämättömiä oppivelvollisuuden ja oikeuden maksuttomaan koulutukseen todentamiseen. Luovutettavia henkilötietoja käytetään lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen ja lakisääteisiin tietoluovutuksiin. 

Ylioppilastutkintolautakunta luovuttaa opiskelijavalintarekisteriin (L 884/2017, luku 4) tiedot, jotka ovat välttämättömiä valittaessa opiskelijoita yliopistolaissa tarkoitettuihin alempiin ja ylempiin korkeakoulututkintoihin johtaviin opintoihin ja ammattikorkeakoululaissa tarkoitettuun ammattikorkeakoulututkintoon ja ylempään ammattikorkeakoulututkintoon johtaviin opintoihin sekä yliopiston ja ammattikorkeakoulun harkinnan mukaan myös muuhun korkeakoulun tarjoamaan koulutukseen. Luovutettavia henkilötietoja käytetään lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen ja lakisääteisiin tietoluovutuksiin.

Ylioppilastutkintolautakunta antaa rekisteristä salassapitosäännösten estämättä Tilastokeskukselle tilastojen laatimisen kannalta välttämättömät henkilötiedot, jotka kuvaavat henkilön koulutusta. (Tilastolaki 280/2004, 15 § kohta 5)

8. TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä EU:n eikä ETA:n ulkopuolelle.

9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

A) Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto säilytetään valvotussa tilassa. Manuaalisen tiedon näyttö tapahtuu valvotusti.

B) ATK:lla käsiteltävät tiedot

Kaikki rekisterin tunnukset ovat henkilökohtaisia ja ne on roolitettu rooleihin, jotka määrittelevät mitä tietoja ja toimintoja rekisterissä voi nähdä tai tehdä. Yksittäisen käyttäjän kirjautumiset/epäonnistuneet kirjautumiset pystytään tarvittaessa jälkikäteen selvittämään. Kaikki tietojen haku ja muokkaus lokitetaan. Rekisterin lokitiedot on suojattu muutoksilta ja pääsy niihin on rajattu. Rekisterin sisältämät henkilötunnukset on kryptattu. Käyttäjien yhteydet rekisteriin ja tiedonsiirto Opetushallituksen tietojärjestelmiin (ks. kohta 7) on salattu. Rekisterin varmuuskopiot on suojattu. Rekisterin tuotantoympäristössä on automatisoitu tietoturvapäivitysten jakelu.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tietää, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja vai ei. (GDPR2016/679, artikla 15 kohta 1)

Henkilötietojen luovuttamisesta ylioppilastutkintorekisteristä sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta säädetään. (L1050/2018, 28 §)

Rekisteröidyllä on aina oikeus vaatia Ylioppilastutkintolautakuntaa oikaisemaan epätarkat, vanhentuneet, puutteelliset tai muuten virheelliset henkilötiedot (GDPR2016/679, artikla 16 kohta 1 a). Lautakunta ryhtyy korjaamispyynnön vastaanotettuaan toimenpiteisiin ilman aiheetonta viivytystä. Jos lautakunta havaitsee virheitä käsittelemissään henkilötiedoissa, tiedot oikaistaan, vaikka rekisteröity ei sitä olisi vaatinutkaan.

Rekisteröity ei voi vaatia henkilötietojensa poistamista niin kauan, kun käsiteltävät henkilötiedot ovat tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai kun niiden käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. (GDPR2016/679, artikla 17 kohta 3 b)

Opintopolku-palvelussa kokelaalle ja alle 18-vuotiaan kokelaan huoltajalle varataan tilaisuus tutustua arvosteltuun kirjalliseen tai muuten tallennettuun koesuoritukseen. (L502/2019, 18 §)

Ylioppilastutkintolautakunnan päätökseen, jolla koesuoritus on arvosteltu, saa vaatia oikaisua siten kuin hallintolaissa säädetään. Oikaisuvaatimus on toimitettava Ylioppilastutkintolautakunnalle 14 päivän kuluessa siitä ajankohdasta, jolloin oikaisuvaatimuksen tekemiseen oikeutetulla on ollut tilaisuus saada tieto arvostelun tuloksesta ja arvosteluperusteiden soveltamisesta kokelaan koesuoritukseen. (L502/2019, 22 §)

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus väitetystä henkilötietojen käsittelyrikkomuksesta kantelemalla asiasta tietosuojavaltuutetulle.

11. TIETOJEN KÄYTTÖ AUTOMAATTISESSA PÄÄTÖKSENTEOSSA JA PROFILOINNISSA

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.