Bilaga 4 a: Övervakarens anvisningar – provdagen och arrangemangen

Godkänt 7.11.2023, publicerat 30.1.2024

I dessa anvisningar beskrivs hur provdagen under studentexamen fortskrider och hur det digitala studentprovet organiseras. I bilagan 4 b ges instruktioner om hur man ska agera vid eventuella problemsituationer som uppkommer vid provtillfället. Om det uppkommer problem med arrangemangen eller under provtillfället som inte kan lösas med hjälp av dessa anvisningar ska gymnasiet i ett så tidigt skede som möjligt kontakta Studentexamensnämnden.

Kontaktuppgifter

  • Abitti-stödet +358 295 338 280
  • examensdejour +358 295 338 230

  • Gymnasiet har byggt examensnätet i enlighet med SEN:s föreskrifter och anvisningar (se Bilaga 1: Tekniska arrangemang i provlokalen). Gymnasiet har testat nätets funktion med hjälp av SEN:s belastningstest om virtuella servrar används eller om fler än 10 examinander kopplas upp till examensnätet. Om gymnasiet har tillstånd att använda ett trådlöst nätverk vid studentexamen har gymnasiet genomfört de kontroller som förutsätts i tillståndsbeslutet. 
  • Gymnasiet har förberett sig på att starta provlokalens server antingen från ett USBminne eller som virtuell maskin.
  • Gymnasiet kan använda de USB-minnen för examinandens maskin som SEN levererat för att testa provsystemet. Examinanderna får inte hantera de USB-minnen som används vis de digitala studentexamensproven eller vistas i samma utrymme där minnena finns. Vid eventuella övningar i vilka examinander deltar bör USB-minnen som används för övning av Abitti-användning användas. 

  • Rektor har hämtat installationskoden för den virtuella server som används vid studentexamensproven från examenstjänsten (koe.ylioppilastutkinto.fi). Samma installationskod används även vid installationen av övervakarens dator.
  • De virtuella maskinerna för provlokalens server, reservserver och övervakarens dator har uppdaterats till den version som används vid studentexamen genom att mata in installationskoden i nämndens program Naksu.  
  • Serverns kapacitet har kontrollerats med SEN:s belastningstest.
  • Servermaskinens strömläge har ställts in så att maskinen inte automatiskt stänger av sig och övriga strömsparfunktioner är avstängda (se Bilaga 1: Tekniska arrangemang i provlokalen, avsnitt 4.3 Provlokalens server och reservserver som virtuell maskin). 
  • Den automatiska uppdateringen av datorns operativsystem är avstängd då examen pågår.
  • Övervakarna känner till var de USB-minnen för provlokalens server som SEN har levererat för användning vid undantagstillstånd förvaras.
  • Den virtuella maskinen för provlokalens server säkerhetskopieras i slutet av varje vecka under examen. Säkerhetskopians storlek kan vara upp till 50 gigabyte. Den kan sparas på serverdatorns hårdskiva eller på ett externt lagringsmedium. 

  • Gymnasiet har reserverat ett USB-minne för varje provlokalens server och reservserver.
  • Samma USB-minne för provlokalens server kan användas under flera examensdagar vid samma examenstillfälle. Det bör dock observeras att ett USB-minne som använts för att starta provlokalens server inte kan användas för att starta provlokalens reservserver.
  • SEN levererar två extra USB-minnen för provlokalens server. Dessa kan gymnasiet om så önskas använda för att prova starta provlokalens server och reservserver före provdagen.
  • Gymnasiet bör kontrollera serverns kapacitet med hjälp av SEN:s belastningstest om flera än 10 examinander kopplas upp till examensnätet. 

  • Dessa anvisningar finns utskrivna till varje provlokal.
  • Gymnasiet har startat provlokalens server och reservserver. Lösenordet som krävs till provlokalens reservserver finns på skärmen till provlokalens server.  Synkroniseringen av provlokalens server och reservserver kan ta upp till 40 minuter. Förberedelserna inför provet kan fortsätta även om synkroniseringen pågår. 
Lösenord
Reservserverns lösenord
Lösenord
  • Gymnasiet har laddat upp provuppgifterna på provlokalens server. Rektor har i god tid före provdagen laddat ned provuppgifterna på ett USB-minne från SEN:s examenstjänst. Uppladdningen av provet från USB-minnet till servern kan ta flera minuter.
  • Om virtuell server används kan fönstret vid behov förstoras så att listan över de laddade proven bättre kan ses.
  • Provsystemet ber om dekrypteringskoden för provet, men dessa ska ännu inte matas in i provsystemet i detta skede. Dekrypteringskodens basdel har skickats till gymnasiet i ett förslutet kuvert, som öppnas först i början av provtillfället. Dekrypteringskodens kompletterande del ges ut på dagen för provet senast kl. 8.00.  
Uppladdning av prov
Provuppgifternas dekrypteringskod

Förutom att starta servern görs följande: 

  • Om examinanderna gör provet på gymnasiets datorer ställer gymnasiet datorerna i ordning på examinandernas sittplatser.
  • I varje provlokal finns det ett provprotokoll som gymnasiet kopierat upp till varje övervakare som är med och identifierar examinanderna. Kopiorna av protokollen används för att identifiera examinanderna. Markeringar gällande provtillfället görs endast i det ordinarie protokollet, som återlämnas till SEN.
  • Gymnasiet har på examinandernas sittplatser delat ut ett USB-minne som levererats av SEN avsedd för att starta examinandens dator och konceptpapper märkta med gymnasiets beteckning för att de ska kunna skriva utkast (Allmänna föreskrifter och anvisningar, 1.5.1 och 1.5.2).
  • Gymnasiet ser till att det antal reservdatorer som anges i SEN:s anvisningar (se Bilaga 1: Tekniska arrangemang i provlokalen, 5.1 Reservdatorer) har ställts i ordning i provlokalen. Dessa datorer ska med säkerhet kunna startas med USB-minnet för examinandens dator. Dessutom ska det finnas reservhörlurar som man vet fungerar på reservdatorerna och som man har gjort ett ljudtest på. Vid reservdatorerna finns de anvisningar som gymnasiet sammanställt så att den som övervakar provet vid behov kan starta dem. Gymnasiet har placerat ut reservdatorer enligt en egen plan, exempelvis på reservplatser för examinander, och anslutit dem till examens- och elnätet.  Övervakarna bör vara medvetna om att ifall reservdatorerna redan har startats så syns de på provlokalens server längst upp på sidan under Antal datorer i provnätet. 

Gymnasiet kan efter eget gottfinnande starta övervakarnas datorer i examensnätet för att följa examinandernas status eller extra examinanddatorer ifall övervakarna vill titta på provuppgifterna under provtillfället: 

  • Gymnasiet har startat övervakarnas eventuella datorer. Övervakarens dator startas via ett USB-minne avsett för övervakarens dator eller som virtuell maskin med programmet Naksu. Lösenordet som krävs till övervakarens dator finns på skärmen till provlokalens server. Lösenordet är detsamma som det som användes för att starta reservservern.

Övervakarna har möjlighet att titta på provuppgifterna under provets gång. I det syftet kan gymnasierna starta extra examinanddatorer i provnätet. Provuppgifterna kan inte ses på övervakarens dator.

  • Övervakarna ska logga in på datorerna med sin egen personbeteckning och ange "Test Lärare” som namn. För varje examensnät kan man på en examinanddator använda personbeteckningen "010101-0101” för att logga in. Man får inte använda några andra påhittade personbeteckningar. Man ska använda olika personbeteckningar på varje dator.
  • Övervakare som tittar på provuppgifterna ska inte skriva något i svarsfälten i provet, eftersom detta kan tolkas som provprestationer gjorda av examinander då provprestationerna överförs till examenstjänsten. Detta leder till onödigt utredningsarbete.
  • Det är viktigt att komma ihåg att övervakaren av provet ska fokusera på att följa examinanderna och deras skärmar. 

Dekrypteringskoden för servern består av basdel, som distribueras per post, och en öppet distribuerad kompletterande del som publiceras kl. 8.00 på dagen för provet. Den kompletterande delen publiceras på följande ställen: 

Dekrypteringskodens kompletterande del kan hämtas till exempel med rektors dator eller med en mobiltelefon eller surfplatta i provlokalen.

Vid fastställandet av tiden för detta och föregående steg ska man ta hänsyn till tiden som det tar att starta datorerna och identifiera examinanderna. Gymnasiet ger närmare anvisningar om klockslagen till sina examinander.

Då examinanderna anländer till provlokalen ska speciell uppmärksamhet fästas vid att den kringutrustning, till exempel hörlurar och mus, som examinanderna har med sig är ändamålsenlig och inte till exempel möjliggör trådlös kommunikation eller mottagning. 

Examinanderna ansluter sina egna datorer till el- och examensnäten och startar sina datorer via det USB-minne som SEN har skickat och som tidigare har delats ut på borden. Examinanderna gör ljudtestet som startar automatiskt efter att datorn startats med USBminnet. 

I provlokalen kan utöver examinanderna och övervakarna även personal inom exempelvis ITsupport, som kan hjälpa examinanderna att starta datorerna och med problem med ljudet, vara närvarande. Alla personer som är närvarande i lokalen omfattas av avsnitten 2.3.4 (Provtillfället), 2.3.5 (Övervakarna) och 2.4 (Jäv och behörigheter för provsystemet) i Studentexamensnämndens allmänna föreskrifter och anvisningar. 

  • Andra än de personer som övervakar provet lämnar salen. Om man vill att exempelvis en IT-supportperson ska stanna kvar i salen under provet måste rektorn se till att personen känner till övervakarens uppgifter, föreskrifter och ansvarsområden. Då anses supportpersonen vara en övervakare enligt SEN:s allmänna föreskrifter och anvisningar.
  • Rektor öppnar provtillfället. Rektor, övervakaren och en examinand konstaterar att kuvertet med dekrypteringskodens basdel och nyckeltalslistorna är oöppnat.
  • Rektor öppnar kuvertet och överlämnar dekrypteringskodens basdel och nyckeltalslistorna till övervakaren.
  • Rektor eller övervakaren matar in dekrypteringskodens basdel och kompletterande del i fältet för dekrypteringskoden på provlokalens server. 
Provuppgifternas dekrypteringskod
  • Andra än de personer som övervakar provet lämnar salen. Om man vill att exempelvis en IT-supportperson ska stanna kvar i salen under provet måste rektorn se till att personen känner till övervakarens uppgifter, föreskrifter och ansvarsområden. Då anses supportpersonen vara en övervakare enligt SEN:s allmänna föreskrifter och anvisningar.
  • Rektor öppnar provtillfället. Rektor, övervakaren och en examinand konstaterar att kuvertet med dekrypteringskodens basdel och nyckeltalslistorna är oöppnat.
  • Rektor öppnar kuvertet och överlämnar dekrypteringskodens basdel och nyckeltalslistorna till övervakaren.
  • Rektor eller övervakaren matar in dekrypteringskodens basdel och kompletterande del i fältet för dekrypteringskoden på provlokalens server. 

Vid identifieringen av examinanderna säkerställer man att provsvaren sparas under rätt examinands identitet. Examinanderna har med sig ett identitetsbevis för identifieringen. Om övervakarna på ett tillförlitligt sätt kan identifiera examinanderna kan man kontrollera identiteten utan examinandens identitetsbevis. Därför ska man göra en kopia av provprotokollet för varje övervakare som deltar i identifieringen. Övervakaren ska använda listan för att försäkra sig om att examinanden har matat in sin personbeteckning rätt i provsystemet. Samtidigt kontrollerar övervakaren att examinanden har valt rätt prov. Om examinanden har matat in fel uppgifter ska datorn startas om. 

De två första tecknen i personbeteckningen som examinanden matat in har dolts. För att kunna ge rätt nyckeltal bör övervakaren kontrollera personbeteckningen antingen ur examinandens identifieringsbevis eller ur provprotokollet. Det är inte tillåtet att be examinanden ange sitt födelsedatum eller sin personbeteckning.  

Separata versioner av proven har gjorts upp för syn- och hörselskadade examinander. Examinander som genom beslut om specialarrangemang skriver dessa prov hittar proven genom att välja Visa prov för specialgrupper i nedre kanten av inloggningssidan. Om det prov för specialgrupper som examinanden ska skriva inte kan hittas och nämnden inte gett andra anvisningar gällande detta ska gymnasiet kontakta nämndens examensdejour. 

När övervakaren har identifierat examinanden och kontrollerat att examinanden valt rätt prov ger hen examinanden de koder från nyckeltalslistan som provsystemet begär. Övervakaren kontrollerar på examinandens skärm att examinanden matar in de koder som övervakaren anger. 

Efter att identiteten kontrollerats får examinanderna vänta på att provet börjar. Namnet på det prov som examinanden valt syns på skärmen. Om en examinand upptäcker att hen har valt fel prov tar hen kontakt med övervakaren. Man byter prov genom att starta om datorn.

  • Det är bara examinander och övervakare i lokalen där provet hålls.
  • Efter att alla examinanders datorer har startats och examinanderna har identifierats startar övervakaren provet genom att klicka på Inled provet i provlokalens server. Klockslaget då provet inleds noteras i provprotokollet. 
Provuppgifter
Övervakning av prov

När det gäller examinander som är försenade följs de rutiner som beskrivs i SEN:s föreskrifter (se Allmänna föreskrifter och anvisningar, avsnitt 2.3.4 Provtiden). Övervakaren identifierar examinander som är sena på normalt sätt. 

Provsystemet mäter inte provtiden, utan det är övervakarnas uppgift. 

Övervakarens uppgift är att övervaka examinanderna. Övervakaren får röra sig i provlokalen, så länge det inte stör provsituationen. Varje examinands skärm ska hela tiden vara synlig för en eller flera övervakare. Förutom att övervaka examinandernas skärmar kan övervakarna även följa hur provet fortskrider på skärmen till provlokalens server eller övervakarens dator. På dessa visas även eventuella problemsituationer. 

Övervakarna hanterar problemsituationer i enlighet med avsnittet ”Hantering av problemsituationer” i dessa anvisningar. Övervakaren skriver ner eventuella problemsituationer och hur de löstes i provprotokollet. 

Meddelande om störning i den tekniska övervakningen ska tas med speciellt allvar. Detta meddelande innebär att program som gör teknisk övervakning inte kan köras på examinandens dator. Då ett meddelande om störning i den tekniska övervakningen kommer upp på övervakarens skärm ska övervakaren anteckna detta i provprotokollet och följa med examinandens verksamhet för att upptäcka eventuellt försök till fusk eller tekniska problem. Examinanden ska inte underrättas om meddelandet. Om meddelandet om störning inte försvinner inom 60 minuter ska övervakaren kontakta Abitti-stödet. Samma åtgärder vidtas för varje meddelande om störning, förutom i följande specialfall: 

  • Examinanden har avlägsnat sig från provtillfället utan att avsluta provet.
  • Examinanden har i början av provtillfället flyttats till en annan provsal. 

Provsystemet varnar examinanden ifall hen står i beråd att lämna in för många svar. Varningen visas i navigationsvyn på provsidan samt i nedre kanten av sidan på rött botten.

Exempel på ett prov.

Då examinanden är klar med provet kan hen kontrollera sina svar genom att klicka på knappen kontrollera dina svar i nedre kanten av provsidan. På sammandragssidan som visas kan examinanden se de svar hen står i beråd att lämna in för bedömning. 

Examinanden avslutar provet genom att klicka på knappen Avsluta provet i nedre kanten av sammandragssidan.

När examinanden lämnar lokalen ser övervakaren till att: 

  • examinanden lämnar in alla papper med utkast som hen har använt. Utkasten ska vara märkta med examinandens namn (se Allmänna föreskrifter och anvisningar, avsnitt 1.5.2). Utkasten hanteras såsom beskrivs i Studentexamensnämndens allmänna föreskrifter och anvisningar. 
  • examinanden lämnar tillbaka det USB-minne som hen använt för att starta provet. Med tanke på informationssäkerheten under provet är det mycket viktigt att inga av de USB-minnen som tillhandahållits av SEN tas med utanför provlokalen av examinanderna. 
  • examinanden har avslutat provet. Detta kontrolleras endast om gymnasiet använder trådlöst provnät. Kontrollen görs på övervakarens skärm. Om examinanden inte själv har avslutat provet ska övervakaren avsluta examinandens prov på övervakarens skärm innan examinanden lämnar provlokalen.   

Examinandens identitet kontrolleras även innan hen lämnar provlokalen, för att kontrollera att de utkast som hen lämnar in är märkta med rätt namn. Klockslaget noteras i protokollet.

Det lönar sig dock för övervakaren att kontrollera att en examinand har avslutat provet även då ett examensnät uppbyggt med Ethernetkablar används, eftersom man på detta sätt undviker onödiga meddelanden om fel i den tekniska övervakningen. Övervakaren kan avsluta examinandens prov på övervakarens skärm.

Övervakaren kontrollerar vilken tid provet inletts och vilken eventuell tilläggstid som beviljats examinanderna på grund av störningar eller andra orsaker. Provet är över då provet varat i sex timmar, förutom för de examinander som beviljats tilläggstid. När provtiden är slut eller den sista examinanden har lämnat provlokalen vidtar övervakaren följande åtgärder i denna ordningsföljd: 

  • Stänga av eventuella övervakardatorer och datorer som använts för att titta på provuppgifterna.
  • Stänga av provlokalens reservserver.
  • Spara studerandenas provprestationer på ett USB-minne. 
Övervakning av prov
Provuppgifter
  • Stänga av provlokalens server. 
  • Lämna över USB-minnena med examinandernas provprestationer och andra USBminnen som använts på provet till rektor. Alla USB-minnen förvaras enligt SEN:s föreskrifter (se Allmänna föreskrifter och anvisningar, 2.3.2): 
    • De USB-minnen som använts för att starta provlokalens server och reservserver förvaras så att de USB-minnen som har använts i provlokalens server används på nytt vid påföljande provdagar just för att starta provlokalens server. På motsvarande sätt används USB-minnen som använts i reservservern just för att starta reservservrarna. 
    • Examinandernas USB-minnen kan också användas på nytt under påföljande provdagar vid examenstillfället. 
    • Gymnasiet får inte göra markeringar på eller exempelvis klistra etiketter på USB-minnena.   

Utomstående hindras från att komma in i provlokalen fram tills dess att tekniken har nedmonterats. 

  • Gymnasiets rektor eller den övervakare som rektor utsett till att ansvara för överföringen av provprestationerna loggar in i SEN:s examenstjänst och för över filen med de studerandes provprestationer från det USB-minne som överlämnats av övervakaren till SEN:s examenstjänst. Rektor eller övervakaren får en kvittering på att provprestationerna har överförts till examenstjänsten (se exempel nedan). Filen med provprestationer kan överföras till examenstjänsten också utan att ett separat USB-minne används om sättet på vilket provlokalens server körs tillåter detta. 
Provprestationer
  • Gymnasiets rektor matar in / uppdaterar personbeteckningarna för de lärare som deltar i den preliminära bedömningen i SEN:s examenstjänst.  
  • SEN publicerar de preliminära beskrivningarna av goda svar på nämndens webbplats. De lärare som deltar i den preliminära bedömningen ser provuppgifterna i och materialet till proven i SEN:s examenstjänst. SEN publicerar inte provuppgifterna och materialet på sin webbplats. Det är förbjudet att skriva ut och överföra provuppgifterna och materialet utanför SEN:s examenstjänst. Det är också förbjudet att skriva ut och kopiera examinandernas prestationer (se dock Allmänna föreskrifter och anvisningar, 1.7.2).
  • Lärarna kan påbörja den preliminära bedömningen. Anvisningar för den preliminära bedömningen finns på SEN:s webbplats. 
  • Lärarna ser examinandens prestation och sina egna anteckningar i examenstjänsten fram till dess att en eventuell begäran om omprövning och resultaten från examenstillfället är slutgiltiga. 

Den virtuella maskinen för provlokalens server säkerhetskopieras i slutet av varje vecka under examensperioden och ännu en gång då hela examensperioden är över. Provlokalens reservserver säkerhetskopieras inte. Säkerhetskopian görs med nämndens program Naksu (se Provlokalens server). Storleken på en säkerhetskopia kan vara upp till 50 gigabyte. Efter att säkerhetskopian tagits töms servern med hjälp av programmet Naksu. Säkerhetskopiorna förvaras på serverdatorn eller på ett externt lagringsmedium (USB-minne eller hårdskiva). De bör dock alltid förvaras i ett låst utrymme. 

Serverdatorerna som använts i studentexamen kan tas i annat bruk (t.ex. för anordnande av Abitti-prov) direkt efter att de sista säkerhetskopiorna för examensperioden har tagits. 

Säkerhetskopiorna ska sparas tills bedömningen för ifrågavarande studentexamenstillfälle är slutgiltig.