Bilaga 4 b: Övervakarens anvisningar – problemsituationer

Examinanden har skrivit sitt namn fel 

Ett fel inskrivet namn kan inte korrigeras om examinanden redan har identifierats och hen loggat in i provsystemet. Namnet som matats in i systemet påverkar dock inte provprestationen eller bedömningen av den efter provet. Provprestationen överförs enligt personbeteckningen. 

Justera ljudvolymen under provet 

Innan och under provet kan ljudvolymen justeras genom att göra ljudtestet. Ljudtestet får man fram genom att klicka på hörlursikonen i övre högra hörnet på skärmen.

Övervakaren kan ge examinanden råd om hur man justerar ljudvolymen under provet. 

Ljudtestet eller ljudet till provet hörs inte 

Om ljudet inte hörs kan man stänga ljudtestet och öppna det på nytt. Ljudtestet får man fram genom att klicka på hörlursikonen i övre högra hörnet på skärmen. Vid behov kan man behöva starta datorn på nytt. Man kan även byta hörlurar och vid behov använda skolans reservdator och reservhörlurar. 

Övervakaren kan ge examinanden råd om sådant som handlar om val av ljudutrustning eller i hur man justerar ljudvolymen under provet. 

Inspelning, som får åhöras ett begränsat antal gånger, hörs inte  

I proven i det andra inhemska språket och i främmande språk samt i provet i svenska eller finska som andraspråk och litteratur kan examinanden i hörförståelseuppgifterna lyssna på vissa inspelningar endast ett begränsat antal gånger. Om examinanden av tekniska orsaker inte hör inspelningen ska man först kontrollera att ljudet hörs med ett ljudtest. Därefter återställer övervakaren inspelningen på provlokalens server så att den går att lyssna på. Omspelningen av inspelningen aktiveras vid examinandens namn i kolumnen ”Den senast lyssnade inspelningen”. Efter detta bör examinanden uppdatera sin provvy enligt instruktionerna på skärmen till provlokalens server. Examinanden bör inte fortsätta utföra hörförståelseuppgifter medan problemet utreds eftersom det då inte längre är möjligt att återställa det meddelande som examinanden inte hörde. Om examinanden har fortsatt lyssna på inspelningar efter den inspelning hen inte hörde förrän hen kallat på övervakaren kan inspelningen inte längre återställas. I en dylik situation antecknar övervakaren de viktigaste uppgifterna om saken för en eventuell anmälan om teknisk störning.  

Övervakaren kan ge examinanderna råd om hur ljudvolymen justeras och hur provvyn uppdateras.  

Examinanden kan inte ångra returneringen av A-delen i matematikprovet 

Då examinanden i matematikprovet klickar på knappen för att returnera A-delen anses det vara ett beslut om att returnera A-delen. Om examinanden inte ångrar sitt beslut inom en minut låser sig A-delen och examinanden får tillgång till alla räknarprogram. Examinanden kan inte längre återgå till att utföra A-delen efter detta. Det är inte möjligt för övervakaren att öppna en returnerad A-del åt en examinand.  

Examinanden har förlorat provuppgifterna 

Om examinanden har förlorat provvyn gör man på följande sätt: 

1. Examinanden stänger alla öppna fönster genom att klicka på X-knappen i övre högra hörnet i fönstret.
2. Om applikationen (t.ex. LibreOffice) frågar om man vill spara filen ska man göra det.
3. Flytta till nästa fönster genom att klicka på Alt-Tab (eller genom att klicka på fönstret). 
4. Steg 1–3 upprepas tills det inte är några öppna fönster kvar.
5. Öppna webbläsaren där provet visas: Applikationer > Provet. 

Examinanden kompenseras inte för den tid som gått åt till att lösa problemet. Övervakaren kan ge examinanden råd om hur man stänger fönster, sparar dokument och öppnar provvyn på nytt. 

Examinanden har förlorat provsvar 

Examinanden kan själv återställa tidigare versioner av sina provsvar. Övervakaren kan hjälpa examinanden återställa svaren genom att visa hur svaren återställs. Övervakaren får dock inte hjälpa examinanden välja rätt version av svaret. 

1. Klicka på ”Tidigare svar” i nedre, högra hörnet av svarsfältet. 
2. Välj det innehåll som tidigare fanns i svarsfältet och klicka ”Returnera”.

Anvisningar för hur svar återställs finns också i provsystemet. Om en betydande del av svaret enligt examinanden har försvunnit och svaret inte går att återställa med hjälp av denna anvisning ska övervakaren omedelbart kontakta Abitti-stödet. 

Att öka teckenstorleken och justera utseendet på provsystemet 

En examinand får öka teckenstorleken och storleken på övriga markeringar så att provet skäligt kan utföras. Examinanden får också justera utseendet på provsystemet såsom hen finner lämpligt. 

Övervakarna har vid behov rätt att ingripa ifall teckenstorleken eller storleken på övriga markeringar är så stor att situationen oavsiktligt eller försåtligt kan leda till fusk. Examinander som har ett beslut om specialarrangemang som gäller ökning av teckenstorlek har alltid rätt att öka teckenstorleken eller storleken på markeringar. Om en examinand trots uppmaning inte minskar teckenstorleken eller storleken på markeringarna eller om examinanden efter övervakarens uppmaning på nytt ökar teckenstorleken eller storleken på markeringar under samma prov antecknas detta i provprotokollet, och situationen kan vid behov behandlas som försök till fusk. 

Övervakaren kan ge råd om hur teckenstorleken ändras till examinanden. Examinanden kompenseras inte för den tid som går åt till att ändra teckenstorleken. Övervakaren får inte ge råd om hur utseendet på provsystemet justeras men kan uppmana examinanden att läsa provsystemets instruktioner. 

Examinanden fortsätter en påbörjad provprestation 

Om en examinands dator har krävt omstart och/eller en examinand fortsätter utförandet av provet på en reservdator, måste examinanden logga in i provsystemet på nytt.  I samband med att man loggar in på nytt ska övervakaren identifiera examinanden med hjälp av nyckeltalslistan. Provsystemet identifierar examinanden utifrån personbeteckningen och examinanden kan fortsätta från den punkt där svarandet avbröts.

Examinanden flyttar till en reservdator 

Om en examinand inte kan fortsätta provet på sin egen dator tillhandahåller skolan en reservdator med tilläggsutrustning som hen får använda. Examinandens egen dator stängs av enligt följande: 

• Examinanden sparar de arbeten som är på hälft i något av de fristående programmen (t.ex. textbehandling, ritprogram, räknarprogram).
• Examinanden stänger webbläsarfönstren där provfrågorna och materialet finns.
• Övervakaren kontrollerar på övervakarens skärm att examinanden filer har sparats. Om det på övervakarens skärm meddelas om ett fel i säkerhetskopieringen av examinandens filer ska övervakaren kontakta Abitti-stödet på SEN.
• Examinanden stänger av sin dator med ikonen i övre högre hörnet av skärmen eller genom att hålla strömknappen till sin dator nedtryckt en längre stund. 

Övervakaren startar reservdatorn, om den inte redan startats innan provet började. Examinanden kan på reservdatorn fortsätta sitt arbete på sin egen plats om det inte orsakar någon störning att byta dator och orsaken till bytet av dator inte är en störning i datakommunikationen. Man kan också flytta examinanden till en reservsittplats. Om flera examensnät används ska reservdatorn kopplas upp till samma server som den tidigare datorn var uppkopplad till.   

Examinandens provprestation och filer återställs genast efter att examinandens identitet har bekräftats. Om detta inte sker ska övervakaren kontakta Abitti-stödet på SEN.

Examinanden kompenseras för den tid som går åt till byte av dator. 

USB-minnet på examinandens dator lossar 

Ett meddelande om att USB-minnet lossat visas på examinandens datorskärm. Övervakaren ger examinanden följande råd: 

1. Examinanden stänger av datorn. I det här läget kan det krävas att man trycker på strömknappen under en längre tid (5–10 sekunder).
2. Examinanden tar ut USB-minnet ur datorn och sätter in det i datorn igen. Om möjligt används en annan USB-port.
3. Examinanden startar datorn på nytt.
4. Examinanden matar in sina personuppgifter och väljer prov, varefter övervakaren kontrollerar hens identitet precis som i början av provet. 

Om problemet upprepas en andra gång för samma examinand flyttas examinanden till en reservdator och man byter ut USB-minnet avsett för att starta datorn. 

Examinanden kompenseras för den tid det tar att reda ut problemet då USB-minnet lossnat endast om det lossnat utan inverkan av examinanden. 

Examinandens dator startar om under provet 

Om en examinands dator startar om kan det handla om försök till fusk eller ett tekniskt fel. Övervakaren avgör om examinanden ska fortsätta utförandet av provet antingen på den egna datorn eller på en reservdator. 

Om det sker fler än en omstart under provets gång flyttas examinanden till en reservdator och USB-minnet för examinandens dator byts ut. Om omstarterna fortsätter även efter det ska övervakaren kontakta Abitti-stödet på SEN. 

Examinanden klickar på knappen ”Avsluta provet” under provets gång   

Om examinanden har provtid kvar kan hen starta om sin dator. Övervakaren identifierar examinanden på nytt och bekräftar inloggningen på normalt sätt samt kontrollerar att examinanden valt rätt prov. Examinanden kompenseras inte för den provtid som gått förlorad. 

Detta meddelande på övervakarens skärm innebär att de övervakningsprogram som körs på examinandens dator inte fungerar. I värsta fall kan det vara frågan om att examinanden förhindrar den tekniska övervakningen för att dölja fusk.  

Om detta meddelande om en examinand visas på övervakarens skärm ska övervakaren anteckna detta i provprotokollet och följa med examinandens verksamhet för att upptäcka eventuellt försök till fusk eller tekniska problem. Om meddelandet om störning inte försvinner inom 60 minuter ska övervakaren kontakta Abitti-stödet på SEN för vidare instruktioner. Meddelandet eller att SEN kontaktas får under inga omständigheter komma till examinandernas kännedom. 

Det kan komma flera meddelanden under provdagen. Varje gång ett meddelande kommer upp ska man agera på samma sätt, förutom i följande specialfall, då övervakaren ska avsluta examinandens prov på övervakarens skärm: 

• Examinanden har avlägsnat sig från provtillfället utan att avsluta provet.
• Examinanden har i början av provtillfället flyttats till en annan provsal, som inte är kopplad till samma examensnät, för att utföra provet där. 

SEN ger instruktioner om vidare åtgärder från fall till fall. 

Abitti-stödet kan per telefon instruera övervakarna att ta USB-minnet för examinandens dator åt sidan skiljt från de övriga USB-minnena antingen genast eller efter att examinanden avslutat provet. USB-minnet för examinandens dator läggs i till exempel en minigrippåse eller ett kuvert. Gymnasiet får inte göra markeringar på USB-minnena eller klistra etiketter eller tejp på dem.  

Övervakaren skriver ner en beskrivning av situationen, namnet på provet, vid behov uppgiftens nummer samt examinandens namn och personbeteckning på ett papper som sedan läggs i samma påse eller kuvert som USB-minnet. Påsen eller kuvertet uppbevaras i kassaskåp.  

Påsen eller kuvertet och dess innehåll skickas vid behov in till nämndens kansli som rekommenderad, separat försändelse eller enligt de eventuella andra instruktioner som Abitti-stödet ger. 

Examinandens uppkoppling mot servern bryts 

Provsystemet meddelar examinanden och övervakaren om kontakten med provlokalens server bryts. Alla de svar som examinanden har skrivit fram till dess har sparats. Arbetet kan inte fortsätta innan uppkopplingen är återställd.   

• Kontrollera först om nätkabeln är ordentlig instucken i examinandens dator och i switchen. 
• Examinanden sparar de arbeten som är på hälft i något av de fristående programmen (t.ex. textbehandling, ritprogram, räknarprogram). Datorn bör flyttas till en annan nätuppkoppling till exempel på en reservplats för att filerna ska säkerhetskopieras till servern. Vid behov kontaktas Abitti-stödet på SEN.
• Om examinanden inte har öppna dokument i något av de fristående programmen (t.ex. textbehandling, ritprogram, räknarprogram) startas examinandens dator om. 

Om problemet upprepas flyttas examinanden till en reservdator.

Flera examinanders uppkoppling mot provlokalens server avbryts  

Om kontakten med provlokalens server bryts för alla examinander samtidigt ska du först kontrollera att nätkabeln är inkopplad i provlokalens server. Om kabeln är inkopplad, gå vidare till punkten ”Driftstörning på provlokalens server”. 

Övervakaren ska kontakta Abitti-stödet på SEN direkt efter att felet upptäckts eller senast efter att korrigerande åtgärder vidtagits. 

Driftstörning på provlokalens server 

Driftstörningar på provlokalens server märks oftast som problem för alla examinander. Om uppkopplingen mot reservservern har fungerat normalt före störningen, ska du göra så här: 

1. Övervakaren meddelar examinanderna om felet och att utförandet av provet avbryts och noterar klockslaget i provprotokollet. 
2. Övervakaren kontaktar Abitti-stödet på SEN för tilläggsinstruktioner. Samtidigt kontrolleras möjligheten att fortsätta provet medan synkroniseringen av provlokalens server och reservserver. Innan Abitti-stödet kontaktats får man inte gå vidare till punkt 3.
3. Då Abitti-stödet gett tillåtelse stänger övervakaren av både provlokalens server och provlokalens reservserver via det övre högra hörnet på skärmen.
4. Övervakaren startar provlokalens reservserver på nytt.
5. Övervakaren startar provlokalens server på nytt.
6. Om problemet löste sig ger övervakaren examinanderna tillstånd att fortsätta utföra provet. 
7. Om problemet inte löste sig stänger övervakaren igen av både provlokalens server och provlokalens reservserver via det övre högra hörnet på skärmen.
8. Övervakaren startar upp reservservern som provlokalsserver.
9. Om det är frågan om en server som startats från ett USB-minne hör du dig för om gymnasiet har en dator som kan användas som reservserver. Den nya reservservern startas från ett oanvänt USB-serverminne. Om det är frågan om en virtuell server följs de instruktioner som SEN givit.
10. Examinanderna tillåts fortsätta utföra provet först då informationen på provlokalens server synkroniserats till reservservern. Utförandet av provet kan fortsätta innan detta bara med tillstånd från SEN. 

Examinanderna kompenseras för den tid som gått från det provet avbröts till det övervakaren gav dem lov att fortsätta utföra provet. Tiden noteras också i provprotokollet.  

Driftstörning på provlokalens reservserver 

Driftstörningar på provlokalens reservserver märks på provlokalens server och/eller reservserver. Examinanderna kan fortsätta provet som vanligt om SEN ger tillstånd till detta.  

Om det är frågan om en virtuell reservserver bör övervakaren kontakta Abitti-stödet på SEN för närmare instruktioner genast då felet upptäcks. 

Om det är frågan om en reservserver som startats från ett USB-minne, försök sedan starta upp reservserven på nytt från samma USB-minne och, om detta inte hjälper, efter det från ett oanvänt USB-serverminne. Om det inte löser felet tar du reda på om gymnasiet har en annan dator som kan användas som reservserver i provlokalen. Starta den nya reservservern från ett oanvänt USB-serverminne. Övervakaren ska kontakta Abitti-stödet på SEN direkt efter att felet upptäckts eller senast efter att korrigerande åtgärder vidtagits.  

Om examinandernas arbete har avbrutits kompenseras de för den tid avbrottet tagit. Tiden noteras i provprotokollet. 

Om strömmen bryts i hela byggnaden är det möjligt att fortsätta provet med hjälp av batteriström. När elavbrottet har pågått i fem minuter ombeds examinanderna spara de arbeten som är på hälft i något av de fristående programmen (t.ex. textbehandling, ritprogram, räknarprogram) och stänga av sina datorer via övre högra hörnet på skärmen. Övervakarna kontrollerar antalet uppkopplade datorer längst upp på övervakarens skärm. När inga datorer är uppkopplade stänger övervakaren först av provlokalens server och sedan provlokalens reservserver. 

Övervakaren ska kontakta Abitti-stödet på SEN under elavbrottet. 

När strömmen har återställts startar övervakaren servern och reservservern på nytt. Därefter ber övervakaren examinanderna att starta sina datorer. Examinanderna skriver in sina personuppgifter och övervakarna kontrollerar deras identitet precis som i början av provet. Examinanderna får inte fortsätta provet förrän alla examinander har identifierats och övervakaren ger lov att fortsätta.  

Examinanderna kompenseras för den tid som gått från det de ombads spara sina arbeten till det övervakaren gav dem lov att fortsätta utföra provet.  

Examinanden anländer för sent till provet 

Om examinanden anländer före klockan 10 kan hen tillåtas delta i provet. Klockslaget då hen har påbörjat provet samt orsaken till förseningen noteras i provprotokollet. Om examinanden anländer först efter klockan 10 bör rektor kontakta nämndens examensdejour per telefon. 

Examinanden lämnar provlokalen före klockan 12 

Om en examinand lämnar provlokalen före klockan 12 bör detta omedelbart meddelas både till rektor och per telefon till nämndens examensdejour. 

Examinanden insjuknar under provet 

Om en examinand oförväntat insjuknar under provet bör rektor omedelbart kontaktas. Rektor kan fatta beslut om att flytta examinanden till ett separat utrymme för att fortsätta provet, och ansöker vid behov om övriga specialarrangemang. Om examinanden inte kan fortsätta utföra provet bör hen trots detta hållas under övervakning ända till klockan 12. Sjukdomsfall bör anmälas till nämndens examensdejour per telefon.  

Examinanden gör fel prov 

Om en examinand upptäcker att hen gör ett annat prov än det hen anmält sig till instruerar övervakaren examinanden att starta om sin dator. Examinanden väljer det rätta provet och övervakaren identifierar examinanden på nytt i provsystemet. Den provtid som gått förlorad kompenseras inte, utan examinanden får använda den återstående tiden till att utföra det rätta provet. Nämndens examensdejour meddelas per telefon om det som skett.  

Examinanden lämnar tillfälligt sin plats 

Om en examinand lämnar sin plats, exempelvis för att gå på toaletten, ska hen aktivera skärmsläckaren genom att klicka på låsikonen högst upp i provsystemet. När skärmsläckaren aktiverats behöver examinanden inte identifieras på nytt. Det är övervakarnas uppgift att se till att de andra examinanderna inte rör vid examinandens dator under tiden. 

Övervakaren kan ge examinanden råd om hur man aktiverar skärmsläckaren under provet. 

Examinanden lämnar provtillfället utan att avsluta provet 

Om examinanden lämnar provtillfället utan att avsluta provet och övervakaren inte har avslutat examinandens prov på övervakarens skärm visas detta först på övervakarens skärm som ett meddelande om att examinandens dator inte kan kontaktas och efter ett tag som ett meddelande om störning i den tekniska övervakningen av examinanden. Detta meddelande behöver i detta fall inte meddelas till SEN. Provprestationen överförs till bedömning som normalt också om den inte avslutas explicit. 

Evakuering av provlokalen i farlig situation 

I gymnasiets räddningsplan beskrivs beredskapen inför eventuella farliga situationer under studentskrivningarna. Ett prov som avbrutits på grund av en farlig situation fortsätts inte i reservutrymmen.

Examinanderna evakueras tryggt till samlingsplatsen och det säkerställs att de inte kommer åt att tala med varandra. Om möjligt stänger övervakaren av provlokalens reservserver och tar reservserverns USB-minne med sig till samlingsplatsen. Om gymnasiet använder virtuella servrar i provlokalen ska servrarna lämnas som de är. Om en virtuell server som körs på en bärbar dator används som provlokalens reservserver kan datorn om det är möjligt kopplas loss från examensnätet och tas med till samlingsplatsen utan att stänga av den. De andra datorerna och den övriga utrustningen stängs inte av och flyttas inte heller ut ur provlokalen. Övervakarna kontaktar Studentexamensnämndens examensdejour från samlingsplatsen. 

Examen våren 2024 

• Anvisiningarna gällande avslutandet av provet har förändrats.
• SEN påminner om att om en examinand flyttas till reservdator ska reservdatorn kopplas upp till samma server som den tidigare datorn. 

De viktigaste tidigare förändringarna 

• Examinanden kan förutom att tillrådas producera sitt svar i provsystemet på bästa möjliga sätt även uppmanas läsa provsystemets instruktioner.
• Tydligt förts fram att examinanden kan justera utseendet på provsystemet 
• Dekrypteringskodens tilläggsdel publiceras på nämndens webbplats, på telefonsvarare och på ett nytt X-konto, men inte längre på nämndens egentliga Facebook- och X-konton.
• Övervakarens dator kan alternativt startas som virtuell maskin i stället för från ett USB-minne.
• Bekräftande av identiteten har ändrats. De två första tecknen i examinandens personbeteckning har dolts. Övervakaren ska kontrollera examinandens personbeteckning ur examinandens identitetsbevis. Samtidigt kan övervakaren kontrollera att examinanden har valt rätt språk och prov.
• Vid inloggningen väljer examinanden först gymnasiets undervisningsspråk och sedan det prov hen utför. 
• Provsystemet varnar examinanden om hen står i beråd att lämna in svar på flera uppgifter än tillåtet.
• Övervakaren ska alltid kontakta Abitti-stödet vid elavbrott i provlokalen.
• Nya anvisningar om hur övervakaren ska agera om ett meddelande om störning i den tekniska övervakningen visas för en examinand.
• Förutom rektor kan även en övervakare som utnämnts till detta överföra provprestationerna till SEN.
• SEN påminner om att övervakare som tittar på uppgifterna under provet inte ska skriva något i svarsfälten, eftersom detta orsakar onödigt utredningsarbete då provprestationerna överförs.